Importer des fichiers d’agenda

Votre agenda dit où votre temps est passé : réunions, cours, rendez-vous. Kaizora importe les fichiers d’agenda au format iCalendar (.ics), que toutes les grandes applications d’agenda savent exporter. L’export se fait sur un ordinateur : les applications pour téléphone de Google Agenda, de Calendrier d’Apple et d’Outlook ne peuvent pas exporter un agenda.

Google Agenda

Sur un ordinateur, sur calendar.google.com :

• Un agenda : sous Mes agendas à gauche, pointez l’agenda, sélectionnez Plus (les trois points), puis Paramètres et partage. Sous Paramètres de l’agenda, sélectionnez Exporter l’agenda. Un fichier .ics est téléchargé.
• Tous les agendas : sélectionnez Paramètres (la roue dentée en haut à droite), puis Importer et exporter à gauche, puis Exporter. Un fichier ZIP est téléchargé, avec un fichier .ics par agenda. Décompressez-le et importez séparément chaque agenda voulu.

Vous ne pouvez exporter qu’un agenda que vous avez le droit de modifier et dont vous pouvez gérer le partage. L’administrateur d’un compte professionnel ou scolaire peut avoir désactivé l’export.

Calendrier d’Apple

Sur un Mac, dans l’app Calendrier :

1. Sélectionnez le calendrier dans la liste des calendriers. Si vous ne voyez pas la liste, choisissez Présentation › Afficher la liste des calendriers.
2. Choisissez Fichier › Exporter › Exporter.
3. Choisissez où l’enregistrer et sélectionnez Exporter. Le fichier est un fichier .ics.

Fichier › Exporter › Archive de Calendrier crée une archive .icbu de tous les calendriers, que seul Calendrier sait lire ; Kaizora a besoin du fichier .ics de chaque calendrier. L’app Calendrier de l’iPhone ou de l’iPad n’a pas d’export : utilisez un Mac.

Outlook

• Outlook classique pour Windows : ouvrez le Calendrier, sélectionnez le calendrier, puis choisissez Fichier › Enregistrer le calendrier. Avant d’enregistrer, sélectionnez Plus d’options : réglez la Plage de dates sur Calendrier entier (ou les dates voulues) et le Détail sur Détails complets, puis OK et Enregistrer. Avec les options par défaut, le fichier ne contient qu’une partie de vos événements, ou seulement vos heures occupées.
• Nouvel Outlook et Outlook sur le Web : ni l’un ni l’autre ne peut enregistrer un calendrier dans un fichier. Publiez-le plutôt : dans Outlook sur le Web, ouvrez Paramètres › Calendrier › Calendriers partagés, et sous Publier un calendrier, choisissez le calendrier et Peut afficher tous les détails, puis Publier. Ouvrez dans votre navigateur le lien ICS qu’il donne pour télécharger le fichier. Quiconque a ce lien peut voir votre calendrier : une fois le fichier obtenu, sélectionnez Annuler la publication.

Un calendrier entier de plusieurs années peut prendre un moment à enregistrer.

L’importer

1. Ouvrez les Sources de données, sous Configuration dans la barre latérale.
2. Sous Importations, trouvez Fichier d’agenda et choisissez Importer depuis un fichier.
3. Déposez le fichier .ics.
4. Vérifiez le Fuseau horaire. La plupart des événements portent leur propre fuseau horaire ; celui-ci ne sert qu’à un événement dont l’heure n’en a pas, le vôtre par défaut.
5. Sélectionnez Importer.

Importez chaque fichier .ics séparément ; ils appartiennent tous à une seule connexion d’agenda, quelle que soit l’application d’où ils viennent.

Ce qui arrive

Chaque événement avec des heures devient un événement d’agenda dans votre page Activités, avec son titre, son début et sa fin. Leur durée s’additionne dans le Temps d’événements d’agenda, une mesure de l’emploi du temps gardée à part de l’exercice : une réunion de deux heures ne compte jamais comme un entraînement.

• Les événements récurrents sont développés : chaque occurrence est un événement à part. Une série sans fin s’arrête au dernier événement du fichier. Les occurrences que vous avez sautées, déplacées, renommées ou annulées sont respectées.
• Les événements d’une journée entière sont laissés de côté, car ce n’est pas du temps passé ; tout comme les événements annulés et ceux sans durée.

Importer un export plus récent du même agenda met à jour les événements que vous avez déjà. Un événement supprimé de votre agenda reste dans Kaizora : supprimer l’importation plus ancienne le retire, avec tout ce que seul ce fichier contient encore.

Suivre votre propre temps

Pour suivre votre temps à mesure que vous le passez, utilisez le chronomètre dans l’en-tête de l’application : démarrez-le avec un titre, comme « Rédaction », et arrêtez-le quand vous avez fini. Chaque séance est enregistrée comme temps suivi dans la page Activités.